Kurumsal Hayatta İyi Yazmanın Önemi

Bundan birkaç yıl önce Türkiye'nin en köklü markalarından birinin eğitim departmanından bir mesaj aldım. Kurumları için yazarlık atölyesi düzenleyip düzenleyemeyeceğimi soruyorlardı. Hem çok şaşırmış hem de çok sevinmiştim çünkü profesyonel hayatın yazı işlerine önem ve değer atfetmesi karşılaştığımız şeylerden değildi. Benim gibi dil ve yazıyla ilgilenen biri için bu gerçekten önemliydi. 

“Deniz kıyısında yaşayan insanlar dalgaların mırıltısına öylesine alışırlar ki onu işitemezler bile. Aynı biçimde, söylediğimiz sözcükleri nadiren duyarız. Birbirimize bakar ama birbirimizi görmeyiz artık. Dünyaya ilişkin algımız solup gitti; geriye kalan salt bir tanımadır." 
 

Noam Chomsky, Dil ve Zihin

Onlara, yazıyı kurum içi kültürü ve profesyonel gelişimi destekleyen güçlü bir unsur olarak görmelerinin ve yazının kurumsal dünyadaki kritik rolüne verdikleri önemin beni ne kadar mutlu ettiğini belirten bir mesaj yazdım. 

Sonrasında tahmin edebileceğiniz gibi birkaç toplantı, birkaç e-posta konuşmasıyla kendimiz için bir kapsam belirledik. Çok geçmeden de derslerimize başladık. Yaratıcı yazı oyunları oynadık, kurgu dışı yazarlığın prensiplerini çalıştık ve sonrasında pek çok kurumsal metin yazdık. Basın bültenleri, konuşma metinleri, sponsorluk dosyaları, raporlar… Mizanpajdan temel imla kurallarına kadar yazıya dair pek çok unsuru tanıdık ve metinlerde tatbik ettik. Bir departman ile başlayan yazı atölyesi, aynı kurumun diğer departmanlarınca da talep edilmiş, atölye, kurum içinde yapılan bir ankette bugüne dek görülen en yüksek puanı almıştı. Ben de pek çok geri bildirim alıyordum. En çok duyduğum şey ise şuydu: “İşimizi çok kolaylaştırdı.”

Amacımıza ulaşmıştık. Çok iyi yazılmış bir e-posta metninde gerekli tüm bilgiler yer aldığında, sonrasında daha az e-posta trafiği yaşanıyordu. Kurumsal metinler belirli bir yöntemle yazıldığında, daha az revize ediliyordu. Herhangi bir metin yazmadan önce gereken tüm verilere sahip olmak, birimler arasında gidip gelen soru-cevap silsilesini en aza indiriyordu. Amacımız buydu ve başardık. Aynı kurumla her rotasyon zamanı yeniden aynı atölyeleri yapıyoruz. O zaman da sevinmiştim bugün de aynı sevinci yaşıyorum çünkü kurumların yazı işlerine önem vermesi ve çalışanları yazarlık konusunda teşvik etmesi gerçekten önemli.

Kurumsal Yazarlık Nedir?

Kurumsal yazarlığı, profesyonel hayattaki iletişim ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla üretilen yazılı içeriklerin oluşturulması süreci olarak tanımlayabiliriz. Bu, bir şirketin ya da organizasyonun iç ve dış iletişim kanallarında kullanılan e-postalardan WhatsApp grup mesajlarına, raporlardan sunumlara kadar kurum içi/dışı tüm metinlerin profesyonel bir şekilde kaleme alınmasını kapsıyor. 

Kurumsal yazarlık atölyelerinde, rehber eşliğinde adım adım, yazma teknikleri kullanılıyor. Bu yöntemler, yazı sürecindeki belirsizlikleri azaltarak katılımcıların daha net, işlevsel ve etkili metinler oluşturmasına yardımcı oluyor. Yazılı ifade becerilerinin bu şekilde sistematik olarak geliştirilmesi, yazılı iletişimde daha tutarlı, profesyonel ve verimli metinlerin üretilmesini sağlıyor.

Nedenlerine gelirsek kısaca şöyle özetleyebiliriz:

1.    Yazılı iletişimde kendini doğru ifade edebilmek, açıklık ve anlaşılırlık sağlıyor. Bu da elbette yanlış anlaşılmaları ve iletişim kazalarını en aza indiriyor.
2.    Karmaşık durumları ve konuları anlaşılır bir şekilde yazıya dökebilmek, uzun metinleri tıpkı bir editör gibi doğru biçimlendirmek, onu okuyanların bilgiye kolaylıkla ulaşmasını sağlayacaktır. Bu, özellikle raporlar, toplantı notları, tutanaklar ve bültenler gibi belgelerin işlevselliğini iyileştiriyor.
3.    Yazılı iletişimde, iyi yapılandırılmış ve desteklenmiş argümanlar sunmak, karar vericileri ve ekip üyelerini ikna etmede önemli bir rol oynuyor. 
4.    Kendimizi, bir konuyu ya da bir durumu yazılı olarak net ifade etmek, tekrar eden açıklamalar ve yanlış anlamalar nedeniyle oluşabilecek zaman kayıplarını önleyerek iş süreçlerinde verimliliği yükseltiyor. 
5.    Kendini yazılı olarak net ifade edebilmek net talimatlar, rafine geri bildirimler ve geliştirici öneriler demektir. Bu da ekiplerin sinerjik uyumlanmasından, zamanın verimli kullanılmasına kadar pek çok süreci kolaylaştırıyor. 
6.    Bir profesyonel, yazılı iletişimiyle sadece kendini değil, aynı zamanda çalıştığı kurumun markasını da temsil ediyor. İyi yazılmış içerikler, markanın itibarını ve kurumsal kimliğini destekliyor.
7.    Düşüncelerimizi yazılı olarak ifade etmek, konuları daha derinlemesine anlamamıza, mevcut boşlukları fark etmemize, pek çok kritik konuyu göz önüne almamıza ve bu vesileyle yeni fikirler geliştirmemize olanak tanıyor.
8.    Metin türlerine ve kullanım alanlarına uygun yazım tekniklerinin benimsenmesi, bir konuyu yazmadan önce ihtiyaç duyduğumuz bilgilere erişmemizi ve yazıya hazır hissetmemizi sağlıyor. Bu sayede, daha az düzeltme yapıyor ve belgelerimizi daha kolay kontrol ediyoruz.

O Halde Yazalım!

Sevgili dostlar, yazının bir farkındalık etkinliği olduğunu da eklemeliyim. Örneğin mindfulness teknikleri, kişinin iç dünyasıyla barışık olmasını nasıl sağlıyorsa yazı da benzer şekilde, düşünceleri ve duyguları hizalama imkânı tanır. Yazma süreci, zihni organize eder ve karmaşık durumları daha anlaşılır hale getirir. Öyle sanıyorum ki günümüzde en büyük ihtiyaçlarımızdan biridir zihinsel netlik. 

İşte yazmak da soyut ve süptil olanın somutluk kazanmasını, kanlı canlı var olmasını ve gözlerinizin içine içine bakmasını sağlar. Söz uçar yazı kalır denir, böyledir. Sırf bu sebeple bile gücünü ya da güçsüzlüğünü dikkate almamak, o güçten faydalanmamak iyi bir fikir olmayabilir. 

Umalım ki kurumlar ve iş dünyası, yazı çalışmalarının önemini yakın zamanda daha iyi kavrasın. Yazının altın çağında onun krizleri çözen, kaosları dizginleyen, gerçekleri derleyip toplayan ve hem kurumun hem kişinin itibarına, yetkinliğine, kimliğine katkı sunan sihirli etkisi daha çok kurum için önem kazansın.

Peter Hollins, 'Einstein Gibi Düşünmek' adlı kitabında şu harika soruyu sorar: “Tüm eğitim hayatımız boyunca bize nasıl düşüneceğimiz öğretilmedi. Derslerden nasıl geçeceğimiz, bilgileri nasıl ezberleyeceğimiz öğretildi; peki ya kendi adımıza düşünmek?” Yazı işinde iyileşmek, bu sorudan çok daha fazlasıyla buluşturur bizi: “Kendi adına düşünmek, diğeri için söylemek!” Çok iyi değil mi?

*Dijital Network Alkaş (“DNA”), blog yazarı tarafından DNA'da paylaşılan içeriklerin doğruluğundan, geçerliliğinden, güncelliğinden ve telif hakları konusundaki iddialardan sorumlu değildir. Tüm hukuki ve cezai sorumluluk blog yazarına aittir.